การบัญชี
หน้าแรก
เกี่ยวกับ
ผลงาน
ชิ้นที่ 1
ชิ้นที่ 2
ชิ้นที่ 3
ติดต่อ
การบัญชีเบื้องต้น 1
หน่วยที่ 1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการบัญชี
ความหมายของการบัญชี
สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทยได้ให้คำจำกัดความเกี่ยวกับบัญชีไว้ดังนี้
การบัญชี (Accounting)
หมายถึงศิลปะของการเก็บ
รวบรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูล
เกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจที่เป็น ในรูปของตัวเงินไว้ใน สมุดบัญชีอย่างสม่ำเสมอเป็นระเบียบถูกต้องตามหลักการและผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชี คือ
การให้ข้อมูลทางการเงิน
ซึ่งเป็น ประโยชน์แก่บุคคล หลายฝ่ายและ ผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ
1.การทำบัญชี
(Book Keeping) เป็นหน้าที่ของผู้ทำบัญชี (Book Keeper) ซึ่งมีขั้นตอนของการปฏิบัติดังนี้
1.1 การรวบรวม(Collecting) หมายถึง การรวบรวมข้อมูลหรือรายการค้าทีเกิดขึ้นประจำวัน และหลักฐานที่เกี่ยวกับการดำเนิน ธุรกิจ เช่น หลักฐานการซื้อเชื่อและขายเชื่อ หลักฐานการรับเงินและจ่ายเงิน เป็นต้น
1.2 การจดบันทึก(Recording) หมายถึง การนำรายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึ้นมาบันทึกลงในสมุดรายวันขั้นต้นให้ถูกต้อง ตามหลัก การบัญชีที่รับรองทั่วไป โดยเรียงรายการตามลำดับก่อนหลัง และมีเอกสารประกอบ เช่น ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
1.3 การจำแนก (Classifying) หมายถึง การนำรายการค้าที่บันทึกลงในสมุดรายวันขั้นต้นมาจำแนกให้เป็นหมวดหมู่ของประเภท บัญชีต่างๆ เช่น หมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย
1.4 การสรุปผลข้อมูล (Summarizing) หมายถึง การนำประเภทหมวดหมู่ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นจากการบันทึกรายการค้านั้นๆ เพื่อให้ทราบผล ของการดำเนินงานของกิจการ จะสรุปผลออกมาทางรูปแบบงบการเงิน คือ “งบกำไรขาดทุน” และถ้าต้องการทราบ ฐานะการเงิน ของกิจการ ก็จะสรุปผลออกมา ทางรูปแบบงบการเงินเช่นเดียวกันคือ “งบดุล”
2.การให้ข้อมูลทางการเงิน
เพื่อประโยชน์แก่บุคคลที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย เช่น ผู้บริหาร ผู้ให้กู้ เจ้าหนี้ นักลงทุน เป็นต้น นอกจากนี้ ข้อมูลทางการเงินยัง สามารถ นำไปใช้ในการวิเคราะห์ทางด้านการเงิน การจัดทำงบประมาณ การปรับปรุงบัญชี เป็นต้น
วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชี
1. เพื่อช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถควบคุมรักษาสินทรัพย์ของกิจการได้
2. เพื่อช่วยให้ทราบผลการดำเนินงานของกิจการ ในรอบระยะเวลาใดเวลาหนึ่งว่า ผลการดำเนินงานที่ผ่านมากิจการมีกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวน เท่าใด
3. เพื่อให้ทราบฐานะการเงินของกิจการ
4. เพื่อเป็นเครื่องมือในการควบคุมและตรวจสอบ
5. เพื่อบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นตามลำดับก่อนหลัง และจำแนกประเภทของรายการค้าไว้
6. เพื่อถูกต้องตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการทำบัญชีของกิจการต่าง ๆ
ประโยชน์ของการบัญชี
1. เพื่อเป็นเครื่องมือวัดความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ
2. เพื่อช่วยในการวางแผนและตัดสินใจของธุรกิจ
3. เพื่อช่วยในการวางแผนกำไร และควบคุมค่าใช้จ่ายของกิจการ
4. เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการหาแหล่งเงินทุน
5. เพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดี และเป็นสัญญาณเตือนภัยของกิจการ
6. เพื่อประโยชน์ในการวางแผน เพื่อเสียภาษีได้อย่างถูกต้องและประหยัด
ข้อสมมติตามแม่บทการบัญชี (Assumption)
แม่บทการบัญชี ไม่ถือเป็นมาตรฐานการบัญชี แต่เป็นกรอบหรือแนวคิดขั้นพื้นฐานในการจัดทำและนำเสนองบการเงินตลอดจนกำหนด และนำ มาตรฐานการบัญชีมาปฏิบัติ และเป็นแนวทางในการปฏิบัติสำหรับเรื่องที่ยังไม่มีมาตรฐานการบัญชีรองรับเพื่อให้ผู้ใช้งบการเงินทุกฝ่ายมีความเข้าใจ และปฏิบัติในแนวทาง เดียวกันแม่บทการบัญชีสำหรับการจัดทำและนำเสนองบการเงินมีหลายข้อในที่นี้ขอกล่าวเฉพาะพื้นฐานเบื้องต้นเพื่อให้สอดคล้อง กับวิชา
ข้อสมมติตามแม่บทการบัญชี
1. เกณฑ์คงค้าง (Accrual basis) เป็นเกณฑ์วัดผลการดำเนินงาน โดยการบันทึกบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายด้วยการยึดหลักว่ารายได้ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ในงวดบัญชีใดให้ถือเป็นรายได้และค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีนั้นๆ ไม่ว่าจะรับหรือจ่ายเป็นเงินสดหรือไม่ก็ตาม งบการเงินที่จัดทำขึ้นตามเกณฑ์คงค้างจะแสดงฐานะการเงินและผลการดำเนินงานได้ถูกต้องครบถ้วนตรงตามงวดบัญชีที่เกิดขึ้นและแสดงข้อมูล เกี่ยวกับ ภาระผูกพันที่กิจการต้องรับหรือจ่ายเงินสดที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับลูกหนี้ เจ้าหนี้ รายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เป็นต้น
2. การดำเนินงานต่อเนื่อง (Going Concern) เป็นข้อสมมติที่กล่าวถึงกิจการที่จัดตั้งตามวัตถุประสงค์ที่จะดำเนินงานอย่างต่อเนื่องและดำรงอยู่ต่อไป ในอนาคต หากกิจการมีเจตนาหรือความจำเป็นที่จะเลิกกิจการของการดำเนินงานอย่างมีนัยสำคัญ งบการเงินต้องจัดทำขึ้นโดยใช้เกณฑ์อื่นและต้อง เปิดเผยหลักเกณฑ์ที่ใช้ในงบ การเงินนั้น
หน่วยที่ 2 เรื่อง สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
สินทรัพย์ (Assets)
หมายถึง สิ่งที่มีตัวตน หรือไม่มีตัวตนอันมีมูลค่า ซึ่งบุคคลหรือกิจการเป็นเจ้าของหรือสามารถถือเอาประโยชน์ได้จาก กรรมสิทธิ์ในอสังหาริมทรัพย์ สังหาริมทรัพย์ สิทธิเรียกร้องมูลค่าที่ได้มา รายจ่ายที่เกิดสิทธิ และรายจ่ายของงวดบัญชีถัดไป
1. สินทรัพย์ที่เป็นตัวเงินหรือเทียบเท่าเงิน เช่น เงินสด และตั๋วเงินรับต่าง ๆ
2. สินทรัพย์ที่เป็นสิทธิเรียกร้อง เช่น ลูกหนี้
3. สินทรัพย์ที่มีตัวตน เช่น ที่ดิน อาคาร รถยนต์
4. สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน เช่น สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ สัมปทาน
5. รายจ่ายที่จ่ายไปแล้วจะให้ประโยชน์ต่องวดบัญชีถัดไป ได้แก่ ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าประเภทต่าง ๆ เช่น
ค่าโฆษณาจ่ายล่วงหน้า
สินทรัพย์สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่
1. สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่มีสภาพคล่อง สามารถจะเปลี่ยนเป็นเงินสด เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร เป็นต้น หรือสินทรัพย์อื่นที่เปลี่ยนเป็นเงินสดได้เร็ว โดยปกติจะไม่เกิน 1 ปี เช่น ตั๋วเงินรับ ลูกหนี้การค้า สินค้าคงเหลือ เป็นต้น
2. สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Non – Current Assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่ไม่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้โดยเร็วซึ่งมีระยะเวลา
มากกว่า
1 ปี
เช่น เงินลงทุนระยะยาว เงินให้กู้ยืมระยะยาวและการลงทุนในหุ้นสามัญของบริษัทต่าง ๆ เป็นต้น สินทรัพย์ถาวร (Fixed Assets) หรือเป็นสินทรัพย์ที่มีตัวตน มีลักษณะการใช้งานที่คงทน และมีอายุการใช้งานนานเกินกว่า 1 ปี เช่น ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ รถยนต์ เป็นต้น สินทรัพย์ไม่มีตัวตน (Intangible Assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่ไม่มีรูปร่างไม่สามารถจับต้องได้ทางกายภาพ แต่สามารถตีราคาให้มีมูลค่าเป็นเงินตรา และถือกรรมสิทธิ์ได้ เช่น เครื่องหมายการค้า สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ ค่าความนิยม เป็นต้น
หนี้สิน (Liability)
หมายถึง ภาระผูกพันในปัจจุบันของกิจการที่ต้องจ่ายชำระคืนแก่บุคคลภายนอกในอนาคต ภาระผูกพันดังกล่าวเป็นผลของเหตุการณ์ในอดีตซึ่งการชำระภาระผูกพันนั้นคาดว่าจะส่งผลให้กิจการสูญเสียทรัพยากรที่มีประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ เช่น เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ เงินเบิกเกินบัญชี เจ้าหนี้จำนอง เป็นต้น หนี้สินแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่
1. หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities) หมายถึง ภาระผูกพันที่กิจการต้องชำระคืนภายในระยะเวลา
ไม่เกิน
1 ปี
เช่น เจ้าหนี้การค้าเงินเบิก เกินบัญชีธนาคาร เงินกู้ยืมจากธนาคารระยะสั้น ตั๋วเงินจ่าย เป็นต้น
2. หนี้สินไม่หมุนเวียน (Non – Current Liabilities) หมายถึง หนี้สินซึ่งมีระยะเวลาการชำระคืน
เกินกว่า
1 ปี
หรือเกินกว่ารอบระยะเวลาการดำเนิน งานตามปกติของกิจการ เช่น เงินกู้ระยะยาว หุ้นกู้ พันธบัตรเงินกู้ เป็นต้น
ส่วนของเจ้าของ (Owner’s equity)
หมายถึง ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการหลังจากหักหนี้สิน ทั้งสินออกแล้ว กรรมสิทธิ์ที่เจ้าของกิจการมีในสินทรัพย์ เรียกว่า สินทรัพย์สุทธิ (สินทรัพย์ – หนี้สิน) ส่วนของเจ้าของกิจการแบ่งได้ 3 ประเภท
1.กิจการเจ้าของคนเดียว
2.ห้างหุ้นส่วน
3.บริษัทจำกัด
จะเห็นได้ว่าเป็นสมการที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ (ทุน) นั่นเอง...
ลองมาดูตัวอย่างกันซักหน่อยนะครับ
งบดุล (
Balance Sheet)
งบดุล หมายถึง รายงานที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งซึ่งประกอบด้วย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ซึ่ง องค์ประกอบเหล่านี้อาศัยความสัมพันธ์ของสมการบัญชี
ประเภทของงบดุล
1.
งบดุลแบบบัญชี (Accounting Form
) งบดุลแบบบัญชีใช้แบบฟอร์มคล้ายกับบัญชีแยกประเภทซึ่งมีลักษณะคล้ายตัว T แบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือ จะแสดงรายการของสินทรัพย์ ส่วนด้านขวามือจะแสดงรายการของหนี้สินและส่วนของเจ้าของ
หน่วยที่ 3 เรื่อง การวิเคราะห์รายการค้า
รูปแบบของกิจการ
รูปแบบของกิจการค้าแต่ละประเภทจะแตกต่างกันออกไปตามสภาพการลงทุนในกิจการลักษณะการจัดตั้ง การดำเนินงาน และความสำคัญทางเศรษฐกิจ แบ่งได้ดังนี้
1. กิจการเจ้าของคนเดียว (Single Proprietorship)
ได้แก่ กิจการขนาดเล็กที่มีบุคคลคนเดียวเป็น
เจ้าของ เช่น รายค้าย่อย สำนักงานผู้ประกอบวิชาชีพอิสระ การจัดตั้งทำได้ง่าย เจ้าของดำเนินงานเองและรับผิดชอบในหนี้สินของร้านโดยไม่จำกัดจำนวน ข้อเสียของกิจการค้าเจ้าของคนเดียวคือ เงินทุนมีจำนวนจำกัด การขยายกิจการทำได้ยาก อายุของกิจการจะสิ้นสุดเท่าอายุเจ้าของกิจการหรือน้อยกว่านั้น
2.
ห้างหุ้นส่วน (
Partnership)
คือ กิจการที่มีบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปร่วมกันเป็นเจ้าของโดยมี
สัญญาตกลงรวมทุนกันเป็นหุ้นส่วนประกอบการค้าเพื่อหวังกำไร โดยผู้เป็นหุ้นส่วนจะมีทุนเท่ากันหรือไม่เท่ากันก็ได้ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ห้างหุ้นส่วนแบ่งได้เป็น 2 ประเภท
2.1 ห้างหุ้นส่วนสามัญ (Ordinary Partnership) คือ ห้างหุ้นส่วนประเภทที่ผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคนต้องรับผิดชอบร่วมกันในหนี้สิน โดยไม่จำกัดจำนวน ห้างหุ้นส่วนประเภทนี้จะจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลก็ได้หรือไม่จดทะเบียนก็ได้
2.2 ห้างหุ้นส่วนจำกัด (Limited Partnership) คือ ห้างหุ้นส่วนที่ประกอบด้วยผู้เป็นหุ้นส่วน 2 จำพวก คือ จำพวกจำกัดความรับผิดชอบ และไม่จำกัดความรับผิดชอบ ห้างหุ้นส่วนจำกัด กฎหมายบังคับให้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
3. บริษัทจำกัด (Company Limited or Corporation)
คือ กิจการที่ตั้งขึ้นในรูปของนิติบุคคลด้วยการแบ่งทุนเป็นหุ้นมีมูลค่าเท่า ๆ กัน ผู้ที่ลงทุน ซื้อหุ้นของกิจการเรียกว่า “ผู้ถือหุ้น” (Shareholders) ผู้ถือหุ้นต้องรับผิดจำกัดเพียงไม่เกินจำนวนเงินที่ตนส่งใช้ไม่ครบมูลค่าของหุ้นที่ตนถือ การบริหารงานของบริษัทกระทำโดยคณะกรรมการชุดหนึ่ง ซึ่งที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นเป็นผู้แต่งตั้ง และบริษัทจำกัดต้องจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล แยกต่างหากจากผู้ถือหุ้น ผู้ถือหุ้นจะได้รับส่วนแบ่งกำไรเป็นเงินปันผล (Dividends) บริษัทจำกัดแบ่งเป็น 2 ประเภท
3.1 บริษัทเอกชนจำกัด (Private Company Limited) มีจำนวนผู้ถือหุ้นตั้งแต่ 7 คนขึ้นไป (ป.พ.พ. มาตรา 1097) 3.2 บริษัทมหาชนจำกัด (Public Company Limited) มีจำนวนผู้ถือหุ้นตั้งแต่ 15 คนขึ้นไป (พ.ร.บ. บริษัทมหาชน จำกัด พ.ศ. 2535 มาตรา 16) และต้องจองหุ้นรวมกันอย่างน้อย 5 % ของทุนจดทะเบียน แต่ละคนถือหุ้นไม่เกิน 10 % ของทุนจดทะเบียน และตั้งขึ้นมาโดย มีวัตถุประสงค์ เพื่อเสนอขายหุ้นต่อประชาชนทั่วไป ต้องมีคำนำหน้าชื่อว่า “บริษัท” และคำลงท้ายว่า “จำกัด (มหาชน)”
รายการค้า
(
Business Transaction)
รายการค้า หมายถึง การดำเนินงานในทางการค้าที่ทำให้เกิดการโอนเงินหรือสิ่งของมีค่าเป็นเงินระหว่างกิจการค้ากับบุคคล ภายนอก ซึ่งอาจจะแตกต่างกันออกไปตามลักษณะของกิจการค้า
ตัวอย่างรายการค้า
1.นำเงินสดหรือสินทรัพย์มาลงทุน
2.ถอนเงินสดหรือสินค้าไปใช้ส่วนตัว
3.ซื้อสินทรัพย์เป็นเงินสด
4.ซื้อสินทรัพย์เป็นเงินเชื่อ
5.ซื้อสินค้าเป็นเงินสดหรือซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
6.ขายสินค้าเป็นเงินสดหรือขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
7.รับรายได้ค่าบริการ
8.จ่ายชำระหนี้
9.รับชำระหนี้
10.จ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
11.กู้เงินจากบุคคลภายนอก
12.เจ้าของกิจการถอนใช้ส่วนตัว
ตัวอย่างที่ไม่ใช่รายการค้า
1. การจัดแสดงสินค้า
2. การเชิญชวนและต้อนรับลูกค้า
3. การสาธิตสินค้า 4. การเขียนจดหมายโต้ตอบ
5. การสอนถามราคา
การวิเคราะห์รายการค้า (
Business Transaction Analysis)
การวิเคราะห์รายการค้าเป็นจุดเริ่มต้นของวงจรบัญชี เป็นขั้นแรกของการจัดทำบัญชี ซึ่งสำคัญมาก เพราะหากวิเคราะห์รายการค้า ผิดก็จะทำให้ขั้นตอนต่อ ๆ ไปผิดไปด้วย เช่น การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดบัญชีแยกประเภท ตลอดจนถึงการ จัดทำงบการเงินก็ผิดไปด้วย
1. วิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่าทำให้สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของกิจการเปลี่ยนแปลงโดยการเพิ่มขึ้นหรือลดลง อย่างไรบ้าง
2. รายการค้าที่เกิดขึ้นเมื่อวิเคราะห์แล้ว การเปลี่ยนแปลงของสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของนั้นจะต้องทำให้สมการบัญชีเป็นจริงเสมอ กล่าวคือ
เมื่อวิเคราะห์รายการค้าแล้ว สินทรัพย์ที่เปลี่ยนแปลง จะต้องเท่ากับ หนี้สินที่เปลี่ยนแปลงบวกด้วยส่วนของเจ้าของที่เปลี่ยนแปลงเสมอ
หลักในการวิเคราะห์รายการค้า
5 ประการ คือ
1. สินทรัพย์เพิ่ม(+)ส่วนของเจ้าของเพิ่ม(+)
2.สินทรัพย์ลด(-) ส่วนของเจ้าของลด(-)
3. สินทรัพย์อย่างหนึ่งเพิ่ม (+) สินทรัพย์อีกอย่างหนึ่งลด (-)
4. สินทรัพย์เพิ่ม(+) หนี้สินเพิ่ม(+)
5. สินทรัพย์ลด(-)หนี้สินลด(-)
การวิเคราะห์รายการค้าตามหลักการบัญชีคู่
Double – Entry
หลักการบัญชีคู่ เป็นหลักการบัญชีที่ได้รับการยอมรับและใช้กันทั่วไปในปัจจุบัน ซึ่งก็คือรายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้น เมื่อได้ทำการ วิเคราะห์แล้วก็จะนำไปบันทึกบัญชี 2 ด้านเสมอ
การตั้งชื่อบัญชีจากการวิเคราะห์รายการค้า
1. บัญชีประเภทสินทรัพย์ ให้นำชื่อของสินทรัพย์นั้น มาตั้งเป็นชื่อบัญชี เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีอุปกรณ์ บัญชีเครื่องตกแต่ง เป็นต้น
2. บัญชีประเภทหนี้สิน ให้นำชื่อของหนี้สินนั้นๆ มาตั้งเป็นชื่อบัญชี เช่น บัญชีเจ้าหนี้ร้านนานา บัญชีเงินกู้ –ธนาคารกรุงธน เป็นต้น
3. บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ (ทุน) ให้นำชื่อส่วนที่เกี่ยวข้องกับเจ้าของมาตั้งเป็นชื่อบัญชี เช่น บัญชีทุน-นางสาวยอดมณี บัญชีถอนใช้ส่วนตัว บัญชีรายได้ค่าเสริมสวย บัญชีเงินเดือน เป็นต้น
ลักษณะของบัญชีทุน
จะถูกบันทึกทางด้านเครดิตเมื่อมีการลงทุนครั้งแรก ลงทุนเพิ่มและจะถูกบันทึกด้านเดบิตเมื่อมีการถอนทุน
ลักษณะของบัญชีถอนใช้ส่วนตัว
จะถูกบันทึกทางด้านเดบิต เพราะทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง
ลักษณะของบัญชีรายได้
จะถูกบันทึกทางด้านเครดิตเมื่อมีรายได้เกิดขึ้น เพราะทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
ลักษณะของบัญชีค่าใช้จ่าย
จะถูกบันทึกทางด้านเดบิตเมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เพราะทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง
หน่วยที่ 4 เรื่อง สมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันขั้นต้น (Book of Original Entry) หรือ สมุดรายวัน (Journal) หมายถึงสมุดบัญชีที่จะใช้จดบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เป็นขั้นแรก โดยการจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นนั้น จะจดบันทึกโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้า
ประเภทของสมุดบัญชีขั้นต้น (
Types of Books of Original
Entry
) แบ่งออกได้เป็น
2
ประเภท
1.
สมุดรายวันเฉพาะ(
Special Journal
)
คือ สมุดรายวันหรือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
1.1 สมุดรายวันรับเงิน (Cash Received Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินเท่านั้น เช่น การรับรายได้ การรับชำระหนี้ เป็นต้น
1.2 สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payment Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินเท่านั้น เช่น จ่ายค่าใช้จ่าย ซื้อสินทรัพย์ จ่ายเงินชำระหนี้ เป็นต้น
1.3 สมุดรายวันซื้อ ( Purchases Journal ) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็น เงินเชื่อเท่านั้น
1.4 สมุดรายวันขาย (Sales Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น 1.5 สมุดรายวันส่งคืนสินค้า (Purchases Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าที่ซื้อมาเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
1.6 สมุดรายวันรับคืนสินค้า (Sales Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
2.
สมุดรายวันทั่วไป (
General Journal
)
คือ สมุดบัญชีขั้นต้นหรือสมุดรายวันที่ใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้
ผังบัญชี (
Chart of Accounts
)
การกำหนดเลขที่บัญชีหรือ “ผังบัญชี” ซึ่งจะกำหนดอย่างมีระบบตามมาตรฐานโดยทั่วไปแล้ว เลขที่บัญชีจะถูกกำหนดตามหมวด บัญชี ซึ่งแบ่งออก 5 หมวด ดังนี้
หมวดที่ 1 หมวดสินทรัพย์ รหัสบัญชีคือ 1
หมวดที่ 2 หมวดหนี้สิน รหัสบัญชีคือ 2
หมวดที่ 3 หมวดส่วนของเจ้าของ รหัสบัญชีคือ 3
หมวดที่ 4 หมวดรายได้ รหัสบัญชีคือ 4 หมวดที่ 5 หมวดค่าใช้จ่าย รหัสบัญชีคือ 5
เลขที่บัญชีจะมีจำนวนกี่หลักนั้น ขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละแห่ง ถ้าเป็นกิจการขนาดเล็กที่มีจำนวนบัญชีต่าง ๆไม่มาก ก็อาจจะใช้เลขที่ บัญชี จำนวน 2 หลัก แต่ถ้าหากเป็นกิจการขนาดใหญ่และบัญชีต่าง ๆ เป็นจำนวนมากก็อาจจะกำหนดเลขที่บัญชีให้มีหลายหลัก
อาจจะเป็น 3 หรือ 4 หลักหรือมากกว่านั้น
เลขที่บัญชีหลักแรก แสดงถึงหมวดของบัญชี และหลักหลังแสดงถึงบัญชีต่าง ๆ ในหมวดนั้น ๆ ซึ่งในแต่ละหมวดจะถูกกำหนดด้วยหลักเกณฑ์แตกต่างกันไป โดย - หมวดสินทรัพย์ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามสภาพคล่องของสินทรัพย์ โดยเรียงจากสภาพคล่องมากไปสภาพคล่องน้อย เช่น เลขที่บัญชีของเงินสด จะมาก่อนเลขที่บัญชีของลูกหนี้ เป็นต้น - หมวดหนี้สินก็จะเรียงตามสภาพคล่องของหนี้สิน เช่น เลขที่บัญชีของเจ้าหนี้จะมาก่อนเลขที่บัญชีของเงินกู้ระยะยาว เป็นต้น - หมวดส่วนของเจ้าของ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามการเกิดขึ้นก่อนหลัง เช่น การที่นำสินทรัพย์มาลงทุนทำให้เกิดบัญชีทุนก่อนที่เจ้าของ กิจการจะมีการถอนใช้ส่วนตัว จึงทำให้เลขที่บัญชีทุนมาก่อนเลขที่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว - หมวดรายได้ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของรายได้ -หมวดค่าใช้จ่าย หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของค่าใช้จ่าย
หลักการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป
1.
หลักการบัญชีเดี่ยว (
Single-entry book-keeping
)
เป็นหลักการบันทึกบัญชีอย่างง่ายเพียงแค่จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเท่านั้น เช่น นายดำรงนำเงินสดมาลงทุน 50,000 บาท ก็สามารถบันทึกตามรายการนี้ได้เลย ซึ่งทำให้ไม่สามารถทราบว่ากิจการมีผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินเป็นอย่างไรบ้าง ดังนั้นหลักการบัญชีเดี๋ยวจึงเป็นหลักการบัญชีที่ไม่นิยมใช้และถือเป็นหลักการบัญชีที่ไม่สมบูรณ์แบบ
2.
หลักการบัญชีคู่ (
Double-entry book - keeping
)
เป็นหลักการบัญชีที่สมบูรณ์แบบ และใช้กันโดยทั่วไปในปัจจุบัน รวมถึงเป็นหลักการบัญชีที่ใช้ในการศึกษาวิชาบัญชีต่าง ๆ
1. ด้านเดบิต (Debit)
จะใช้ตัวย่อว่า Dr. คือด้านซ้ายของสมการบัญชี ดังนั้นด้านเดบิตจึงเป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการบัญชีที่ทำให้ด้านซ้ายของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นหรือรายการบัญชีที่ทำให้ด้านขวาของสมการบัญชีลดลง คือการเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์ การลดลงของหนี้สินและการลดลงของส่วนของเจ้าของ
2.
ด้านเครดิต (
Credit
)
จะใช้ตัวย่อว่า Cr. คือ ด้านขวาของสมการบัญชี ดังนั้นด้านเครดิตจึงเป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการบัญชีที่ทำให้ด้านขวาของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นหรือรายการบัญชีที่ทำให้ด้านซ้ายของสมการบัญชีลดลง คือ การลดลงของสินทรัพย์ การเพิ่มขึ้นของหนี้สิน และการเพิ่มขึ้นของส่วนของเจ้าของ
การบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่ในสมุดรายวันทั่วไป
รายการค้าที่บันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. รายการเปิดบัญชี (Opening Entry)
2. รายการปกติของกิจการ (Journal Entry)
หน่วยที่ 5 เรื่อง สมุดบัญชีแยกประเภท
บัญชีแยกประเภท หมายถึง บัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป เรียบร้อยแล้ว จัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด บัญชีลูกหนี้ เป็นบัญชีที่รวบรวม รายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้ การบันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกไม่ปะปนกันเพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด
ทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น จะทำให้สินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ เปลี่ยนแปลงซึ่งมีผลทำให้ฐานะทางการเงินของกิจการ เปลี่ยนแปลง ถ้ากิจการจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งก็จำไม่สะดวกและเสียเวลา ดังนั้นกิจการจะบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายวันทั่วไป ก่อน จากนั้นก็จะจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ โดยผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภท ตามหลักบัญชีคู่ ทำให้กิจการสามารถนำข้อมูลมาจัดทำงบการเงิน รายงานทางการเงินได้สะดวกและรวดเร็วดังนั้นความสำคัญของบัญชีแยกประเภท สรุปดังนี้
1.จำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่
2.ค้นหาและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย
3.ไม่ต้องจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น
4.สะดวกในการหายอดคงเหลือและจัดทำงบและรายงานต่าง ๆ เช่น งบทดลอง กระดาษทำการ เป็นต้น
5.ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
สมุดบัญชีแยกประเภท (
Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้
บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน)
ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่
บัญชีแยกประเภท สินทรัพย์
เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีอาคาร เป็นต้น
บัญชีแยก ประเภทหนี้สิน
เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ บัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ เป็นต้น
บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ
เช่น บัญชีทุน บัญชีรายได้ (Income) บัญชีค่าใช้จ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว
2
. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger
)
เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว บัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภท รายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
รูปแบบของบัญชีแยกประเภท ที่นิยมใช้กันทั่วไปมี 2 แบบ
1. แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน)
มีลักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาอังกฤษ คือตัว T ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือคือด้านลูกหนี้หรือเดบิต (Debit) ทางด้านขวามือคือด้านเจ้าหนี้หรือด้านเครดิต (Credit)
2. แบบบัญชีแยกประเภทย่อย (แบบแสดงยอดดุล)
มีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไป แต่มีช่องยอดคงเหลือ เพิ่มขึ้นมา เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการและเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ
การผ่านรายการ (Posting)
หมายถึง การนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ตามลักษณะรายการค้าที่บันทึกไว้ ในสมุดขั้นต้นเมื่อผ่านรายการเสร็จแล้วต้องอ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้นและเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่บันทึกไว้ใน บัญชีแยกประเภทเป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทใด หน้าบัญชีใด และรายการในสมุดขั้นต้นที่บันทึกได้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีใด และเลขที่บัญชีอะไร
การบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภท
1. เปิดบัญชีแยกประเภททั่วไปและให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตสมุดรายวันทั่วไปมาตั้งเป็นชื่อของบัญชีแยกประเภทและบันทึกไว้ทางด้านเดบิต โดยเขียน พ.ศ. เดือน วันที่ ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการและเขียนจำนวนเงินตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องจำนวนเงินที่เดบิต
2. การผ่านรายการด้านเครดิตให้ปฏิบัติเช่นเดียวกันกับด้านเดบิตแต่เปลี่ยนมาบันทึกทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภททั่วไป
3. ในช่องรายการให้เขียนคำอธิบาย
3.1 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีหรือการลงทุนครั้งแรก เช่น กิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุน และเจ้าหนี้ ให้เขียนในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป” แต่ถ้าเป็นการนำเงินสดมาลงทุนอย่างเดียวให้เขียนในช่องรายการเป็นชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้าม
3.2 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “ยอดยกมา” ซึ่งหมายความว่าเป็นยอดคงเหลือยกมาจากรอบระยะเวลาบัญชีก่อน
3.3 ถ้ารายการระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงข้ามกัน
การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิตและเครดิต ถ้ามีการบันทึกบัญชีมากกว่า 1 บัญชีแล้ว รายการค้าลักษณะนี้เรียกว่า “รายการรวม” (Compound Entries)
การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้น ในสมุดรายวันทั่วไปจะต้องใส่เลขบัญชีตามประเภทบัญชีนั้น ๆ ที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปในช่อง “เลขที่บัญชี” และในช่อง “หน้าบัญชี” ของบัญชีแยกประเภท จะใส่หน้าบัญชีของสมุดรายวันทั่วไปที่ผ่านรายการมา ซึ่งเรียกว่า “การอ้างอิงการผ่านรายการ (Posting Reference)”
การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
1. เมื่อวิเคราะห์รายการค้าแล้ว เราก็จะนำมาบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป
โดยยังไม่ต้องใส่เลขที่บัญชี
นะครับ.... จากนั้นเราก็ 2. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท โดย กรอกรายละเอียดให้เรียบร้อยใส่เลขที่บัญชีให้ถูกต้องตรงหมวดบัญชี
การเขียนในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชี ตรงกันข้าม
และยอดเงินตามที่ปรากฏในช่องเดบิต หรือเครดิต ของบัญชี การใส่หน้าบัญชีให้ดูตามรายการว่านำมาจากรายการค้าที่อยู่หน้าบัญชีใด
หน่วยที่ 6 เรื่อง งบทดลอง
งบทดลอง (
Trial Balance)
คือ งบที่ทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี แต่การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน ทั่วไป การผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภท และการหายอดคงเหลือด้วยดินสอ จากรายการค้าทุกรายการ ผลรวมด้านเดบิต ของทุกบัญชี ควรจะต้องเท่ากับผลรวมด้านเครดิตของทุกๆบัญชี หลังจากจากผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทแล้ว ขั้นต่อไปคือการหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทโดยทั่วไปนิยม หาด้วยดินสอ (Pencil Footing) เพื่อป้องกันการผิดพลาดและหากต้องการแก้ไขก็จะทำได้โดยสะดวก
การหายอดคงเหลือ
1. หายอดรวมทางด้านเดบิตและเครดิตของบัญชีทุกบัญชีในแยกประเภท
2. นำยอดรวมทั้งสองด้านมาลบเพื่อหายอดคงเหลือ
3. นำผลลัพธ์ที่ได้ไปเขียนไว้ทางด้านที่เหลืออยู่คือด้านที่มากกว่า
ตัวอย่างการหายอดคงเหลือ
การทำงบทดลอง มีขั้นตอนดังนี้
1. เขียนหัวงบทดลอง
2. บรรทัดที่ 1 ชื่อกิจการ บรรทัดที่ 2 คำว่า งบทดลอง บรรทัดที่ 3 วันที่
3. ลอกชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีลงในช่องชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีตามลำดับ นิยมเรียงลำดับโดยเรียงจากบัญชีหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่ายนำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภท ไปใส่ในช่องเดบิตและเครดิต - ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ให้นำไปใส่ช่องเดบิต
- ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ให้นำไปใส่ช่องเครดิต
- รวมยอด ยอดรวมทั้งสองด้านทั้งด้านเดบิตต้องเท่ากับด้านเครดิต
ถ้าผู้จัดทำบัญชีจัดงบทดลองไม่ลงตัว อันเนื่องมาจากความผิดพลาดในแต่ละขั้นตอนของการบันทึกบัญชี นับตั้งแต่การนำยอดดุล ของบัญชีมาลงใน งบทดลอง ขั้นตอนหายอดดุลคงเหลือในบัญชีแยกประเภท ซึ่งเกิดจากการคำนวณยอดดุลไม่ถูกต้อง ขั้นตอน การผ่านบัญชีผิดด้านหรือผ่านด้วยจำนวนเงินไม่ถูกต้อง การเขียนตัวเลขกลับหลักกัน หรือลืมนำรายการบางรายการมาบันทึกบัญชี ดังนั้นนักบัญชีหรือผู้ตรวจสอบบัญชี อาจทำการ
ตรวจสอบข้อผิดพลาดเบื้องต้นได้จากตามขั้นตอนดังนี้
1. ตรวจสอบจากการบวกยอดรวมจำนวนเงินในช่องเดบิตและช่องเครดิต
2. ตรวจสอบว่า นำบัญชีมาลงในงบทดลองครบถ้วน ด้วยจำนวนเงินที่ถูกต้องทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต
3. ตรวจสอบการคำนวณหายอดดุลของทุกบัญชีว่าถูกต้อง
4. ตรวจสอบการผ่านบัญชีจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภทว่า ได้ผ่านบัญชีถูกต้อง ถูกด้านและจำนวนเงินถูกต้อง 5. ตรวจสอบการบันทึกรายการในสมุดรายวันว่าได้บันทึกด้วยจำนวนเงินถูกต้องตามเอกสารและบันทึกด้านเดบิตเท่ากับ ด้านเครดิต ตามหลักบัญชีคู่
ถ้างบทดลองเกิดข้อผิดพลาดขึ้นซึ่งไม่ปรากฏให้เห็นในงบทดลอง ซึ่งอาจมีดังนี้
1. บันทึกผิดบัญชี เช่น การจ่ายค่าโฆษณา แต่บันทึกเป็นจ่ายค่าเช่า ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นนี้เป็นบัญชีประเภทค่าใช้จ่าย แต่ทำให้งบทดลองลงตัวได้
2. การบันทึกผิดประเภทบัญชี เช่น ซื้อเครื่องใช้สำนักงาน แต่บันทึกบัญชีเดบิตเครื่องตกแต่ง เป็นข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นกับบัญชี ประเภทสินทรัพย์ แต่ทำให้งบทดลองลงตัวได้
3. การบันทึกจำนวนเงินผิด
4. การลืมบันทึกบัญชีทั้งด้านเดบิตและเครดิต
5. ข้อผิดพลาดที่ชดเชยกันได้ เช่น ยอดรวมบัญชีค่าโฆษณาต่ำไป 2,000 บาท และยอดรวมของบัญชีรายได้ค่าบริการต่ำไป 2,000 บาท ทำให้งบทดลองลงตัวแต่ไม่ถูกต้อง งบทดลองไม่ใช่งบการเงิน แต่เป็นงบที่ใช้พิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชีเท่านั้นเพื่อนำข้อมูลทางบัญชีไปใช้ในการแสดงผลการดำเนินงานว่ากิจการ มีกำไรหรือขาดทุนจำนวนเท่าใด และการแสดงฐานะการเงินของกิจการว่ามีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของทั้งสิ้นจำนวนเท่าใด จึงจำเป็นต้องได้ข้อมูล จากการจดบันทึกและวิเคราะห์รายการค้าลงในสมุดบัญชีและการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี
ประโยชน์ในการจัดทำงบทดลอง
1.ช่วยในการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี ตามหลักการบัญชีคู่ว่าได้ทำการบันทึกทั้งด้านเดบิตและเครดิต ถูกต้องหรือไม่
2. ช่วยให้สามารถทราบแล้วแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงที
3. ใช้เป็นข้อมูลในการจัดทำงบการเงินเพื่อแสดงให้เห็นถึงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการคือการจัดทำงบกำไรขาดทุน และงบดุล
4. ใช้เป็นข้อมูลในการปิดบัญชี เมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี
ในการจัดทำงบทดลอง ให้นำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทมาจัดทำในงบทดลองดังนี้
1. เมื่อเด็กๆ ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไป
2.เด็กๆ ต้องหายอดคงเหลือ ตามที่ป้าสอนไปแล้วนะคะ
3.เมื่อได้ยอดคงเหลือแล้ว ต่อไปก็จะจัดทำงบทดลองกันนะคะ
4.โดยในการจัดงบทดลองนั้นเด็กก็ต้องนำยอดคงเหลือมาใส่ในช่องจำนวนให้ถูกต้องตามด้านเดบิตและเครดิตนะคะ บัญชีใดมียอดคงเหลือด้านใดก็ใส่ให้ถูกต้องจ้า....
5.เมื่อใส่ครบทุกบัญชีแล้วก็รวมยอดทั้งสองด้าน ว่าเท่ากันและถูกต้องหรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้อง เด็กๆ ก็จะต้องย้อนกลับไปตรวจสอบนะคะ ว่าทำไมยอดรวมถึงไม่เท่ากันคะ